Gestione del progetto

La gestione del progetto prevede la pianificazione e lo svolgimento di specifici incontri con le diverse strutture e l’organismo di ricerca coinvolto nel progetto in accordo con gli avanzamenti delle attività secondo la tempistica prevista. Gli incontri previsti sono di due diversi tipi:
1. General Meetings. I General Meetings sono pianificati regolarmente e opportunamente, anche in accordo con i SAL previsti dal progetto, per discutere aspetti sia tecnici, sia amministrativi;
2. Work Meetings. Sono intesi come incontri di “gruppi di lavoro” per specifiche attività. Essi prevedono la partecipazione di soggetti con specifiche competenze coinvolti direttamente in un compito e/o con l’organismo di ricerca.
L’Ufficio di Progetto si riunirà periodicamente presso la capofila per discutere le attività di gestione del progetto, garantendo:
1. La realizzazione di azioni coordinate, qualitativamente valide, ed efficaci ai fini degli obiettivi del progetto;
2. La collaborazione tecnica ed amministrativa.
Sarà creata una mailing list per facilitare lo scambio d’informazioni tra i partner e verrà predisposto presso la capofila un repository, sia elettronico sia cartaceo, centralizzato e protetto, dedicato a conservare tutte le informazioni inerenti al progetto. Ai fini di una corretta gestione per la produzione di documenti e la più idonea conservazione e gestione documentale sarà varato un sistema di protocollo in ingresso e in uscita di tutte le comunicazioni di Progetto e di memorizzazione della documentazione ufficiale di Progetto.

L’attività di controllo prevede il monitoraggio continuo del rispetto dei parametri di scopo, tempo e costo definiti nelle fasi di pianificazione e programmazione del progetto.
Per ogni attività saranno previsti audit e controlli periodici necessari.
Saranno previsti quindi tre tipi di controllo. Specificamente:
1. Controllo dello scopo
2. Controllo dei tempi
3. Controllo dei costi
Per rendere agevole l’attività di controllo e monitoraggio saranno predisposte alcune procedure di gestione quali:
1. Pianificare ed indire riunioni periodiche per prendere decisioni e gestire le eccezioni. Tali riunioni avranno luogo tra il Responsabile Scientifico, il Coordinatore Tecnico del progetto ed i Project Manager delle aziende partner di progetto;
2. Svolgimento delle riunioni per analizzare lo Stato di Avanzamento Lavori. Tali riunioni dovranno essere precedute dall’invio di un report ai partner coinvolti, in modo che possano preventivamente prendere visione dei problemi e presentarsi all’incontro avendo già maturato delle eventuali proposte di soluzione.